Как сдавать проекты в срок с помощью матрицы RACI

Матрица ответственности RACI — эффективный способ организации работы с проектами, позволяющий четко распределить задачи, назначить ответственных и контролировать выполнение. В этой статье мы подробно рассмотрим принцип работы матрицы RACI и покажем, как ее применять на практике.

Коротко о главном

Матрица RACI — это отличный инструмент, помогающий распределить роли между сотрудниками, участвующими в проекте. Это таблица, в которую внесены задачи и работники, ответственные за их подготовку. Используя матрицу RACI, можно легко избежать путаницы в определении зон ответственности каждого члена команды.

Далее мы детально расскажем о модификациях этого инструмента, процессе его создания и разберем самые распространенные ошибки при использовании.

Перейдем к подробностям

Матрица распределения обязанностей — это система, включающая четыре основных роли для участников проекта:

R (Responsible) — исполнитель, выполняющий конкретную задачу.

A (Accountable) — ответственный, оценивающий результаты и отвечающий за качество и сроки решения задач.

C (Consulted) — консультант, к которому обращается за информацией и рекомендациями сотрудник, исполняющий задачу.

I (Informed) — участник, отслеживающий процесс выполнения задач и координирующий свою работу с другими участниками.

В итоге должна получиться таблица, где сотрудники расположены по горизонтали, задачи — по вертикали, а в ячейках на пересечении вписаны буквенные коды, указывающие на роли каждого участника в определенных задачах.

Пример матрицы RACI

Базовый набор ролей, предоставляемых методикой RACI, иногда оказывается недостаточным для полного отражения функций всех участвующих сотрудников. В связи с этим были разработаны дополнительные модификации, включающие новые функции.

Например, RASCI — это модель, дополненная ролью Support. Поддержка оказывается специалистом, который заинтересован в результате и активно участвует в решении задачи в отличие от консультанта, предоставляющего только необходимые сведения.

В модели RACIO предусмотрена роль, ограничивающая права работников, принимающих участие в проекте. Если сотрудник получает эту роль, он исключается из работы над соответствующей задачей.

В версии RACI-VS добавлены две новые роли. Сотрудники с функциями Verifier, проверяющий результаты согласно заданным критериям, и Signatory, чья подпись подтверждает достижение требуемых результатов в определенном этапе проекта.

В варианте RACIQ вводится дополнительная роль Quality, представитель которой контролирует качество проделанной работы.

Однако введение дополнительных функций следует осуществлять только при острой необходимости, так как матрица должна облегчать коммуникацию в проекте. Пересекающиеся функции могут навредить работе, но этот вариант возможен для сложных, масштабных проектов с большим количеством участников, таких как запуск нового предприятия или открытие зарубежного филиала компании. В подобных случаях различные модификации помогут избежать путаницы в параллельных процессах.

Плюсы и минусы

Матрица проекта значительно облегчает рабочий процесс:

• определяет и фиксирует сферу деятельности и ответственности сотрудников;
• структурирует проект: появляется четкий список задач, которые нужно выполнить, чтобы получить желаемый результат;
• при нарушении сроков или возникновении ошибок исключает перекладывание ответственности на других сотрудников;
• предотвращает задвоение функции у нескольких сотрудников;
• облегчает коммуникацию между участниками проекта.

Однако у этого метода есть и свои слабые стороны. Принято считать, что этот инструмент слишком сосредоточен на деталях и отдельных аспектах проекта. Это затрудняет восприятие проекта в целом как комплексной задачи с общим результатом. Еще один недостаток заключается в том, что готовую таблицу сложно быстро подогнать под изменяющиеся условия. Если во время реализации проекта входные данные существенно корректируются, матрицу придется строить заново.

Пример

Разберем этапы составления матрицы распределения ответственности на примере процесса создания мобильного приложения. Мы рассмотрим подготовку таблицы по стандартной схеме без добавления дополнительных ролей.

Шаг 1. Определение задач проекта.

Создадим таблицу, в которой по вертикали расположим задачи, необходимые для создания готового приложения:

• написание технического задания для разработки приложения,
• создание дизайна приложения,
• разработка приложения,
• тестирование приложения,
• публикация приложения в магазинах.

Шаг 2. Определение участников проекта. По горизонтали запишем имена исполнителей проекта:

• менеджер проекта,
• дизайнер,
• разработчик,
• тестировщик,
• заказчик.

Теперь создадим таблицу, где на пересечении задач и исполнителей поставим буквы, обозначающие роли в проекте и степень ответственности.

Промежуточный результат составления матрицы

Шаг 3. Распределение ролей.

Участники R отвечают за выполнение задач. Дизайнер занимается дизайном, разработчики создают и тестируют приложение, а заказчик размещает его в магазинах.

Участники A контролируют весь процесс и следят за ходом работ. Менеджер проекта руководит всеми работами и отвечает за выполнение.

Участники C предоставляют консультации. Дизайнер консультирует заказчика по составлению технического задания, а разработчик дает рекомендации по дизайну.

Участники I должны быть в курсе хода работ. Тестировщик получает информацию о завершении задач разработчиками, а заказчик — о готовности и тестировании приложения.

Готовая матрица RACI

Какие ошибки бывают

Важно не только создать матрицу ответственности, но и использовать ее эффективно. RACI-матрица помогает распределить задачи и ответственность между членами команды, обеспечивая равномерное распределение нагрузки и избегая дублирования функций.

Однако при построении матрицы ответственности могут возникать следующие ошибки:

• Один исполнитель отвечает за несколько задач одновременно. В таком случае необходимо проанализировать масштабность задач и при необходимости привлечь дополнительных специалистов.
• Участник проекта не имеет роли R или A. В такой ситуации следует определить, действительно ли сотрудник важен для реализации проекта, и рассмотреть возможность изменения состава участников.
• У задачи сразу несколько ответственных. Это может вызвать сложности при обсуждении результатов, так как количество мнений будет соответствовать количеству ответственных. Идеальным вариантом является назначение только одной роли A на каждую задачу.
• Несколько букв в одной ячейке. Обычно это указывает на то, что один сотрудник отвечает за всё, а значит, он не сможет сосредоточиться на конкретной задаче. Если двойные буквы встречаются один или два раза, это допустимо, но если они присутствуют почти у каждого участника, необходимо пересмотреть перечень задач или список участников.
• Много сотрудников, которых необходимо информировать о проделанной работе. Это приводит к избыточной коммуникации и отвлечению от основной работы. Назначение C и I участников следует рассматривать только в крайнем случае.

Перед тем как приступить к созданию матрицы, важно провести предварительное исследование, чтобы определить текущий подход к работе. Можно поговорить с командой, узнать их мнение и предложения по оптимизации.

Часто сами участники процесса выявляют проблемы. Например, работники могут жаловаться на большое количество проверяющих и длительное согласование, что замедляет выполнение задач. Возможно, причина кроется в избытке консультантов (С) и наблюдателей (I). А значит, при создании и корректировке матрицы следует уделить особое внимание распределению ролей C и I.

Заключение

Матрица RACI универсальна и подходит для решения разных задач, будь то сложный проект, например разработка программного обеспечения, или простая бытовая задача, например организация семейного отдыха на даче. В любом случае необходимо пройти через одинаковые этапы.