Письмо-предложение о сотрудничестве — образец и правила составления

В бизнес-комьюнити важной составляющей являются письма-предложения о сотрудничестве, в которых одна сторона предлагает другой взаимовыгодные условия работы. Главная цель таких писем состоит в том, чтобы, во-первых, обратить внимание на себя и стать интересным для потенциального партнера; во-вторых, сподвигнуть этого партнера к нужным действиям. В большинстве случаев подобные документы являются стартом для заключения различных договоров и контрактов.

Сегодня мы разберемся в том, как же правильно написать письмо-предложение о сотрудничестве и каких ошибок следует избегать при его формировании.

Структура письма-предложения

Интересно то, что не существует единого шаблона для составления таких предложений. Вы можете формировать письма, следуя своему стилю написания. Главное — нужно учитывать нехитрые, но важные правила.

• Чтобы проявить уважение и заинтересованность в человеке, компании, которым пишете, к их деятельности, в начале письма всегда прибегаем к обращению по имени и отчеству.
• Каждому из нас важен ресурс под названием «время», поэтому раскрываем тему предложения кратко, без лишней воды. Этим вы еще и покажете, что сотрудничество вам действительно интересно и вы готовы как можно скорее приступить к совместной работе.
• Отражаем главные преимущества своей компании. Это правило довольно обширно, так как тут можно написать много всего. Постарайтесь отразить коротко достоинства компании и здесь же не забудьте описать выгоды сотрудничества.

При оформлении самого письма желательно придерживаться общепринятой структуры: наименование компании-отправителя и компании-адресата; заголовок; само предложение о сотрудничестве; дата, должность и подпись отправителя с расшифровкой.

Основной текст вашего письма должен быть небольшим, включите только основные тезисы, которые можно разделить на несколько небольших абзацев. При написании используйте шрифты, которые будут читаемы. Помните: ваша главная цель состоит в том, чтобы сделать свое предложение заманчивым. Важные вводные рекомендуется оформить в виде таблицы или списка. В этом случае информация будет бросаться в глаза и ваш собеседник не пропустит сведения.

В конце письма укажите реквизиты своей компании, телефон и адрес, по которым с вами свяжутся в дальнейшем для обсуждения деталей.

Типичные ошибки при составлении письма-предложения

Часто такие документы остаются без ответа. Да, возможно, по ту сторону не увидели ваше письмо или же до сих пор думают над его содержимым, но в большинстве случаев обратной связи на письма-предложения не поступает из-за совершения автором типичных ошибок. Вот некоторые из них:

• письмо никому не адресовано, то есть все выглядит так, как обычная спам-рассылка;
• слишком много информации о вас, вашей компании. Это считается провалом, когда вы начинаете писать целые полотна текста о том, какие у вас заслуги, достижения на рынке. В таком случае текст будет шаблонным и малоэффективным. Лучше выдавайте о себе ту информацию, которая будет интересна потенциальному партнеру;
• большие абзацы. Людям сложно и неинтересно читать длинные тексты. Оптимальный размер абзаца для восприятия его на экране компьютера — это четыре-пять строк. Соблюдайте такой объем при разделении текста, чтобы его было легче воспринимать;
• ложная информация. Всегда пишите честно, это будет лучшим толчком для заключения сделок, договоров. Такие выражения, как «Мы сделали счастливыми более 2000 человек», «Мы самые прогрессивные в данной области», «С нами уже сотрудничает около 20 компаний по всей стране» сделают ваше сообщение шаблонным.

Помните, что тот, кому адресовано письмо-предложение, в первую очередь заинтересован в конкретном предложении и своей выгоде!

Пример письма-предложения о сотрудничестве

В этом пункте мы рассмотрим один документ и посмотрим, соблюдена ли структура письма-предложения.

Уважаемый Евгений Александрович!

Я руководитель клуба «ABC». Мы регулярно проводим бизнес-семинары и мастер-классы. Мы просим вас предоставить нам площадку для нашего следующего семинара, который состоится 17 апреля с 12:00 до 14:00.

Ваша выгода также очевидна: в рамках нашей рекламной кампании в социальных сетях мы дадим рекламу вашему ресторану. Это обеспечит вам приток людей и повысит выручку в день самого мероприятия (среднее количество слушателей наших семинаров — 50 человек).

Если вас заинтересовало наше предложение, свяжитесь с нами в ответном письме для обсуждения деталей.

email ***@site.ru

В целом, письмо составлено неплохо.

Во-первых, мы видим обращение к собеседнику.

Во-вторых, предложение изложено кратко и по делу, то есть сразу понятно, что за компания обращается, какое сотрудничество предлагает, описана выгода адресата.

В-третьих, упомянуто преимущество компании, от которой придет письмо. Здесь адресант не пишет большие абзацы о том, какой хороший их клуб, он приводит лишь один факт про количество слушателей.

В шапку письма можно было бы добавить наименования компаний отправителя и получателя, заголовок и дату, должность, подпись отправителя с расшифровкой. Все эти данные позволят сделать письмо более официальным, а заголовок позволит сразу обратить внимание на содержимое.

Таким образом, с помощью таких критериев, как структура, ясность и лаконичность, отсутствие грамматических ошибок, вежливость, информативность ваше письменное предложение о сотрудничестве будет замечено и с бóльшей вероятностью повлечет за собой взаимовыгодное сотрудничество!